Portal samoobsługowy dla pracowników: WorkLyft dla zarządzania ludźmi

Test, który większość systemów HR po cichu przegrywa

Oto pytanie, które warto zadać o każdy system HR, za który Twoja firma aktualnie płaci. Kiedy ktoś chce zgłosić wolny dzień albo sprawdzić stan urlopu, otwiera portal? Czy pisze do osoby z HR na Slacku?

W większości firm szczera odpowiedź to ta druga.

Ludzie obchodzą portal, bo portal jest wolniejszy niż zapytanie kolegi. Skrzynka HR pozostaje pełna. Obietnica samoobsługi z pierwotnej prezentacji sprzedawcy blaknie w ciągu pierwszych sześciu miesięcy, a po trzech latach nikt nie pamięta, jak miała wyglądać. Licencja jest odnawiana. Zachowanie się nie zmienia.

Portal samoobsługowy WorkLyft istnieje, by naprawić ten przyzwyczajenie. Obejmuje wnioski urlopowe, godziny, wydatki, akceptacje, przypisania sprzętu oraz drobne rzeczy, które wypełniają dzień osoby z HR. Test, który musi przejść, jest prosty: każda z tych czynności musi być szybsza w portalu niż wysłanie wiadomości do kolegi. Większość korporacyjnych narzędzi HR ten test przegrywa.

Czym faktycznie jest portal samoobsługowy dla pracowników

To jeden obszar pracy, w którym pracownik lub kontraktor zajmuje się swoimi własnymi sprawami administracyjnymi. Dane osobowe, urlopy, godziny, wydatki, alokacje projektowe, firmowe laptopy, miesięczne zamknięcie dla B2B. Akceptacje od managerów i rozliczenia z finansów wracają do tego samego widoku, dzięki czemu niczego nie trzeba później uzgadniać między osobnymi systemami.

Dane osobowe i problem „czy mój profil jest kompletny”

Adres, telefon, konto bankowe, numery identyfikacyjne, pola płacowe. Pracownicy aktualizują je sami, co oznacza, że HR przestaje być usługą przepisywania nowych numerów IBAN i kontaktów awaryjnych.

Wskaźnik kompletności profilu jest tym, co czyni tę sekcję wartą otwarcia. Jeśli komuś brakuje informacji, które payroll albo umowy będą potrzebowały w następnym miesiącu, system zgłasza to teraz, a nie 28. dnia miesiąca, kiedy księgowa próbuje zamknąć miesiąc, a kilku kontraktorów nie ma podanego IBAN-u.

Wnioski urlopowe bez kołowrotka mailowego

Urlopy to funkcja, którą większość ludzi testuje jako pierwszą, więc musi działać bezbłędnie.

Pracownik składa wniosek z panelu, wybiera typ (standardowy, chorobowy, na żądanie, bezpłatny), a wniosek trafia do odpowiedniej osoby akceptującej na podstawie struktury zespołu lub projektu. Osoba akceptująca widzi go w WorkLyft, a nie w zaległościach mailowych. Pracownik widzi zmianę statusu.

Kilka mniejszych detali sprawia, że cały proces nie degraduje się po cichu w czasie:

• Pozostałe dni urlopowe aktualizują się automatycznie po zaakceptowaniu wniosku
• Pełna historia urlopów żyje w profilu, a nie w trzech latach wątków Outlooka od kogoś, kto opuścił firmę rok temu
• Firmowy kalendarz mówi, kto jest nieobecny, zanim zrobisz plany zależne od tych osób

Kalendarz to jedna rzecz, której bym nie pominął.

Kiedy dwaj managerowie akceptują nakładające się urlopy, nie widząc decyzji drugiej strony, ktoś kończy na sali konferencyjnej bez osoby, która miała ją prowadzić.

Ewidencja czasu zasilana z Jiry i YouTracka

Większość firm software'owych i agencji już rejestruje czas na zgłoszeniach w Jirze lub YouTracku. WorkLyft pobiera te godziny przez endpoint worklog Jiry oraz API work items YouTracka, i automatycznie umieszcza je w karcie czasu pracownika. Pracownik nie zmienia niczego w sposobie, w jaki loguje pracę. Ta sama godzina przestaje być wpisywana podwójnie w innym miejscu.

To, co zostaje zaakceptowane w WorkLyft, staje się zapisem, który wykorzystują dalsze systemy: payroll, zużycie budżetu projektu, fakturowanie klienta. Integracja jest też opcjonalna; zespoły, które nie używają Jiry czy YouTracka, mogą wpisywać godziny bezpośrednio.

Przypisania projektowe i „nad czym pracuję w następnym miesiącu”

To częsty obrazek w średnich firmach usługowych: programista chce wiedzieć, nad czym będzie pracował za dwa tygodnie, i nie może znaleźć jednoznacznej odpowiedzi. Alokacja żyje w arkuszu, który edytować może tylko PMO. Pytanie managera bezpośrednio wydaje się nie na miejscu (nie powinno, ale tak jest), więc programista czeka albo po cichu pisze nieco nerwową wiadomość na Slacku, której nigdy nie wysyła.

WorkLyft stawia alokację przed osobą wykonującą pracę. Aktualne projekty, kto zarządza każdym z nich, harmonogram, zespół. Jeśli ktoś chce przyłączyć się do innego projektu, składa wniosek o alokację z własnego widoku, a manager podejmuje decyzję.

Odliczenia, wydatki i benefity, których nikt nie potrafi znaleźć

Strona benefitów to miejsce, w którym większość ludzi kończy w lutym, próbując zrozumieć, czemu ich wypłata netto różni się o czterdzieści złotych od stycznia. Prywatna opieka medyczna, Multisport albo Medicover, dodatki na lunch, składki ubezpieczeniowe; każde powtarzalne odliczenie znajduje się tam ze swoją kwotą i powodem.

Wydatki przechodzą przez ten sam panel. Lunch z klientem w Warszawie, hotel na tydzień dostawy na miejscu u klienta, licencja na oprogramowanie kupiona specjalnie pod jedno zaangażowanie, wszystko załączone jako rachunki, zaakceptowane przez project managera, rozliczone przez finanse. Koszt ląduje na zapisie projektu bez przepisywania PDF-a przez kogokolwiek.

Majątek firmowy i to, gdzie podział się laptop z 2022 roku

Każdy laptop, monitor, telefon i licencja na oprogramowanie przypisana pracownikowi żyje w WorkLyft, z cyfrowym protokołem podpisywanym przy wydaniu i przy zwrocie.

To brzmi jak opcja, do momentu, kiedy masz osobę odchodzącą z firmy, audytora albo szkodę z ubezpieczenia, a nikt nie wie, gdzie podział się Dell XPS z 2022 roku.

Miesięczne zamknięcie dla kontraktorów

Zamknięcie B2B jest jedną z rzeczy, do których WorkLyft został specjalnie zbudowany, częściowo dlatego, że polskie rozliczenia kontraktorów to swego rodzaju mały bałagan.

Każdy kontraktor przegląda godziny pobrane z Jiry lub YouTracka, potwierdza je jako miesięczne zamknięcie, wgrywa fakturę i zgłasza cały pakiet jednym kliknięciem. Project manager i finanse akceptują z własnych widoków. Koszt ląduje na odpowiednim budżecie projektu i w odpowiednim miesięcznym rozliczeniu, bez łańcucha PDF-ów w mailu.

Obsługiwany jest każdy polski typ umowy: B2B, umowa zlecenie, Inkubator, umowa o dzieło. Każda ma inne traktowanie ZUS, kontraktor B2B na zasadach ogólnych płaci 1 926,77 zł/miesiąc w 2026 roku, podczas gdy ktoś na Małym ZUS Plus rozlicza się według skali związanej z dochodem z poprzedniego roku. Fakturowanie odbywa się przez KSeF od 1 lutego 2026 dla firm powyżej 200 mln zł sprzedaży w 2024 roku, a pozostała część rynku dołącza 1 kwietnia.

Czemu Twoi pracownicy będą używać tego portalu samoobsługowego

Szczery powód, dla którego większość systemów HR zawodzi, to fakt, że strona pracownika jest projektowana na samym końcu. Trzy logowania, by gdziekolwiek dojść, formularze, które wczytują się jak w 2011 roku, i brak połączenia z narzędziem do zgłoszeń albo czatu, z którego zespół faktycznie korzysta. System zostaje kupiony, wdrożony i po cichu znienawidzony przez wszystkich poza działem HR.

WorkLyft został zaprojektowany od strony pracownika jako pierwszej. Godziny pobierane są z Jiry, więc nikt nie loguje ich dwa razy. Wspólny kalendarz nieobecności oznacza, że warsztat zespołowy nie zostaje zarezerwowany w tygodniu, kiedy trzy osoby są na urlopie. Rejestr majątku przechowuje ścieżkę audytu, której nikt nie docenia, dopóki jej nie potrzebuje. A proces zamknięcia dla kontraktorów oznacza brak pościgu za brakującą płatnością w lutym za pracę wykonaną w grudniu.

WorkLyft jest budowany przez zespół low-code Proexe z wykorzystaniem Retool jako warstwy aplikacyjnej. Jak na to wszystko patrzy manager, opisujemy w kolejnym wpisie z serii o panelu zarządzania projektami WorkLyft. Warstwa administracyjna stołująca się za obiema jest opisana we wpisie o panelu administracyjnym ERP.