Panel zarządzania projektami: WorkLyft dla zespołów usługowych

Czym faktycznie zajmuje się project manager w firmie usługowej

Praca PM-a w firmie usługowej to głównie księgowanie czasu. Dobry panel zarządzania projektami istnieje, by robić to księgowanie w jednym miejscu, a nie w pięciu.

Kto pracuje nad czym, kto jest wolny za trzy tygodnie, czy projekt przekroczy budżet, zanim praca zostanie zakończona, czy karty czasu są prawidłowe, czy ktoś jest na urlopie, kiedy nie powinien być. A ze strony kontraktorów: czy zafakturowane godziny zgadzają się z faktycznie zalogowanymi.

Robienie tego wszystkiego rozproszone między Jirę, arkusz budżetowy, system HR, skrzynkę finansów i prywatny wątek z księgową to osobna praca na cały etat.

Wielu project managerów mimo wszystko kończy właśnie tak. Spędzają piątkowe popołudnie, składając obraz projektu z pięciu źródeł, wysyłają status do klienta i w poniedziałek zaczynają rekonstrukcję od nowa. Według badań PMI Pulse of the Profession, ok. jedna trzecia projektów nie osiąga pierwotnych celów, a słaba widoczność zasobów i budżetów jest jedną z głównych przyczyn.

Panel zarządzania projektami WorkLyft jest alternatywą. Planowanie, alokacje, karty czasu, akceptacje, decyzje urlopowe, analityka budżetowa, jedno miejsce, jeden zestaw liczb. Godziny pobierane są automatycznie z Jiry lub YouTracka. To, co manager widzi w poniedziałek o 9 rano, to to, co finanse widzą w piątek o 17. Nikt niczego nie uzgadnia.

Ten wpis opisuje, co znajduje się w panelu, jak ze sobą łączą się jego części i jak faktycznie wygląda tydzień pracy na nim.

Kto potrzebuje dedykowanego panelu zarządzania projektami

Głównie trzy role, choć granice zacierają się w zależności od wielkości firmy.

Project managerowie prowadzący dostarczanie dla jednego lub wielu klientów to oczywiści użytkownicy. Liderzy zespołów odpowiedzialni za wykorzystanie i wydajność zespołu siedzą przy tym samym stole. A warstwa operacyjna ponad nimi (COO, szefowie dostaw, założyciele prowadzący inżynierię osobiście) potrzebuje tego samego widoku na innym poziomie szczegółowości.

Jeśli Twoja praca polega na planowaniu, kto nad czym pracuje, akceptowaniu sposobu wykorzystania godzin i upewnianiu się, że projekty wychodzą na zysk, ten panel jest Twoim codziennym domem w WorkLyft. Widok pracownika go zasila (godziny, wnioski urlopowe, wnioski o alokację). Panel administracyjny czyta z niego (zaakceptowane godziny dla payrollu, koszty projektu dla ksiąg). Warstwa planowania i akceptacji między nimi jest Twoją odpowiedzialnością.

Planowanie projektu, które nie jest listą życzeń

Projekt w WorkLyft to więcej niż nazwa i folder. Kiedy go tworzysz, definiujesz rzeczy, które będą kształtować to, co dzieje się później w panelu:

• Klient i podprojekty, jeśli dzielisz dostawy na strumienie pracy
• Limit budżetu, w pieniądzach lub godzinach, względem którego system będzie śledził postępy
• Role i stawki obowiązujące w projekcie
• Czas trwania z planowanymi datami początku i końca
• Niestandardowe atrybuty specyficzne dla Twojej działalności, typ dostawy, typ umowy, model rozliczeniowy
• Szablon, jeśli struktura powtarza się u kolejnych klientów

Prawidłowe ustawienie tego sprawia, że reszta panelu zaczyna mieć sens. Limit budżetu jest tym, co zmienia „zużycie budżetu” z fikcji w metrykę. Stawki dają planowanemu kosztowi związek z rzeczywistością, a data końcowa daje kształt wykresowi spalania budżetu.

Funkcja szablonów projektowych zwraca się już w pierwszym tygodniu, jeśli prowadzisz równolegle wielu klientów. Nowy klient, ten sam model dostawy, trzy kliknięcia, by ustawić strukturę.

Alokacja zespołu i problem dostępności

Przypisywanie ludzi do projektów to najtrudniejsza część prowadzenia firmy usługowej. To też część, która najczęściej zawodzi, kiedy dane żyją w arkuszu prowadzonym przez jedną osobę, która w następnym tygodniu jest akurat na urlopie.

Widok alokacji pokazuje dostępność każdej osoby w zespole w czasie rzeczywistym. Uwzględnia istniejące alokacje w innych projektach oraz zaakceptowane urlopy. Spróbuj przypisać kogoś na czterdzieści godzin w następnym tygodniu, kiedy ma już zarezerwowane trzydzieści pięć gdzie indziej, a system powie Ci o tym przed zatwierdzeniem, a nie po tym, jak karta czasu wraca z błędem.

Alokacja działa w obie strony. PM-owie przypisują ludzi do projektów z widoku managera. Pracownicy sami zgłaszają się do projektów, składając wniosek o alokację z własnego panelu, a akceptacja wraca do Ciebie bez osobnego systemu zgłoszeń czy osobnego kanału na Slacku. Struktura zespołu w każdym projekcie jest widoczna z tego samego miejsca: kto w nim jest, kto co akceptuje, kto komu raportuje w tej konkretnej dostawie.

Pytanie „czekaj, kto akceptuje moje godziny?”, które większość osób w zespole usługowym zadała przynajmniej raz, ma odpowiedź na stronie, na którą już patrzą.

Karty czasu i zbiorcze akceptacje

Godziny pobierane są z Jiry lub YouTracka do widoku karty czasu WorkLyft automatycznie, z wykorzystaniem Jira Cloud REST API v3 oraz YouTrack REST API. Manager widzi zalogowany czas dla każdej osoby, w każdym projekcie, filtrowany według zakresu dat, statusu projektu lub zespołu.

Akceptowanie kart czasu w WorkLyft jest domyślnie operacją zbiorczą. Możesz przeglądnąć i zaakceptować cały tydzień dla zespołu jednym przebiegiem, a nie klikając po kolei przez poszczególne wpisy.

Kiedy coś wygląda nie tak, junior zalogował osiemdziesiąt godzin na zadaniu szacowanym na dwadzieścia, wejdź głębiej i odrzuć tylko ten wpis. Reszta tygodnia zostaje zaakceptowana.

Powiadomienia alarmowe obejmują rzeczy, które inaczej po cichu zablokowałyby dostawę: godziny kontraktora czekające na akceptację po terminie zamknięcia, wniosek urlopowy bez odpowiedzi z datą startu na jutro, projekt przekraczający próg budżetowy. System wyłapuje je, zanim stają się pilne.

Dla firm usługowych prowadzących od dziesięciu do pięćdziesięciu kontraktorów, ta część panelu to większość codziennej wartości. Workflow, który zastępuje, akceptowanie kart czasu w Jirze, przepisywanie ich do arkusza budżetowego, przesyłanie sum do finansów, to to, co kosztuje PM-ów ich piątkowe popołudnia.

Akceptacje urlopów, które nie psują planu projektu

Kiedy członek zespołu zgłasza urlop, każdy project manager, do którego jest przypisany, widzi wniosek w swojej kolejce akceptacji. Pojawiają się przy nim dwie informacje: kto jeszcze jest nieobecny w tym okresie i co urlop robi z planowanymi godzinami projektu.

Jeśli zespół jest już w następnym tygodniu w niedoborze, a akceptacja kolejnego urlopu tworzy przeciążenie, system zgłasza to przed kliknięciem „akceptuj”. Ty decydujesz, co robić. Czasem akceptujesz mimo to, czasem nie, ale masz tę informację.

Akceptacja wraca do reszty systemu bez ludzkiego przekaźnika. Widok alokacji aktualizuje się, pracownik widzi zmianę, a zapis HR ją odzwierciedla.

Śledzenie budżetu w czasie rzeczywistym w panelu zarządzania projektami

Budżety projektów w WorkLyft nie są zrzutem ekranu zrobionym na starcie i zapomnianym do trzeciego tygodnia.

Widok zużycia budżetu pokazuje w czasie rzeczywistym:

• Planowane godziny i pieniądze względem faktycznie zalogowanych godzin i kosztu
• Tempo spalania budżetu według osoby i według tygodnia
• Wykorzystanie każdego członka zespołu
• Gdzie jesteś w projekcie względem tego, gdzie planowałeś być

Filtrowanie działa w obrębie tego wszystkiego, z dowolną szczegółowością, której potrzebujesz, jeden produkt, jedna rola, jeden kontraktor albo cały projekt naraz. Eksporty idą do CSV na te momenty, kiedy finanse chcą po prostu surowych liczb w kolumnie.

Korzyść jest oczywista: dowiadujesz się dwa tygodnie przed wyczerpaniem budżetu, a nie po tym, jak faktura już poszła i masz problem z marżą.

Jak panel zarządzania projektami łączy się z resztą WorkLyft

Panel zarządzania projektami to środkowa warstwa WorkLyft. Czyta z widoku pracownika (godziny, wydatki, wnioski urlopowe, wnioski o alokację) i zasila panel administracyjny (zaakceptowane godziny dla payrollu, koszty projektu dla przepływu finansowego, rozliczone karty czasu dla fakturowania).

Łączy się też na zewnątrz, z Jirą i YouTrackiem do ewidencji czasu, z systemami księgowymi przez panel administracyjny, dzięki czemu zaakceptowane koszty trafiają do ksiąg na czas, z niestandardowymi integracjami przez API WorkLyft dla czegokolwiek innego, na czym działa Twój stos technologiczny.

Kształt integracji ma znaczenie, bo alternatywą jest to, co większość firm wciąż robi. Dane leżą w Jirze, zostają wyeksportowane do Excela, ręcznie uzgodnione, wysłane mailem do finansów i w końcu zapomniane. Panel zastępuje ten łańcuch.

Prawdziwy tydzień pracy z panelem, od poniedziałku do piątku

Aby to skonkretyzować, tak zwykle wygląda typowy tydzień.

W poniedziałek rano panel pokazuje, co przyszło w weekend: zgłoszenia kart czasu, wnioski urlopowe, wnioski o alokację. PM przechodzi przez kolejkę akceptacji, zbiorczo akceptuje czystą kartę czasu zespołu dla projektu integracji platformy, wchodzi głębiej w jeden wiersz, który wygląda podejrzanie, i odrzuca go z notatką, akceptuje trzy wnioski urlopowe i odrzuca jeden, który przypada akurat na kamień milowy w następnym miesiącu.

W środę odpala się alert budżetowy. Projekt integracji jest na 78% budżetu godzinowego, a do końca dostawy zostały jeszcze trzy tygodnie. PM patrzy na tempo spalania budżetu, widzi, że jedno zadanie szacowane na czterdzieści godzin zajęło sześćdziesiąt pięć, i dostosowuje plan z klientem w trakcie krótkiej rozmowy, zanim stanie się to problemem marży, a nie kontrolowaną zmianą zakresu.

W piątek PM eksportuje raport zużycia budżetu na spotkanie z klientem w następnym tygodniu, przefiltrowany do rezultatów, które interesują klienta. Trzydzieści sekund, żadnej pracy w arkuszu.

Taki jest panel zarządzania projektami zbudowany pod to, jak naprawdę działają firmy usługowe. Kolejny wpis z serii opisuje panel administracyjny ERP, gdzie wszystko, co manager akceptuje, staje się zapisem finansowym, danymi wejściowymi do payrollu i niestandardowym raportem. Po strony pracownika zajrzyj do wpisu o portalu samoobsługowym.

WorkLyft jest budowany z wykorzystaniem praktyki low-code Proexe, co oznacza, że platforma może być rozszerzana i dostosowywana bez długich cykli developerskich.